© Dr. Marius Ebert, Deutschlands Schnell-Lernexperte, Am Kissel 7, 53639 Königswinter, Fon 0049/2223/90 59 75, Fax 0049/2223/90 59 76, Email: info@spasslerndenk.de, Website: http://www.spasslerndenk.de
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Bildungscontrolling
Bildungscontrolling, Begriff und Ziel
Controlling bedeutet Steuerung, Planung und Kontrolle in Bezug auf ein definiertes Erfolgsziel. Ziel des Bildungscontrollings ist es, den Personalbedarf quantitativ und qualitativ mit den Anforderungen in Einklang zu bringen. Dabei soll dieses Ziel möglichst effektiv (die richtigen Dinge tun) und effizient (die Dinge richtig tun) erreicht werden.
Datenerfassung: Kosten der Weiterbildung
Grundlage einer jeden Controlling-Tätigkeit ist die Datenerfassung. Als Kosten der Weiterbildung ergeben sich:
• Kosten der Abteilung "Weiterbildung"
Personalkosten
Verwaltungskosten
Abschreibungen auf Einrichtungen der Abteilung "Weiterbildung"
• Kosten von Unterrichtsmaterial
• Bewirtungskosten
• Unterbringungskosten bei Durchführung in Hotels
• Arbeitsausfallkosten der Teilnehmer
• Vergütungen für die Teilnahme außerhalb der Arbeitszeit
• Honorare für externe Referenten und Berater
• anteilige Arbeitsentgelte bzw. Honorare für unternehmens-
angehörige (nebenamtliche) Referenten
• Kosten externer Weiterbildungsmaßnahmen
Veranstaltungsgebühren
Reisekosten
Unterbringung und Verpflegung
Anhand der Schritte einer systematischen Personalentwicklung betrachten wir nun besonders die Controlling-Aufgaben der jeweiligen Schritte:
Schritte einer systematischen Personalentwicklung
Eine systematische Personalentwicklung besteht aus vier Schritten:
1. Schritt: Ermittlung des Personalentwicklungsbedarfs
2. Schritt: Planung der Maßnahmen
3. Schritt: Durchführung
4. Schritt: Kontrolle der Effektivität
1. Schritt: Ermittlung des Personalentwicklungsbedarfs
Wie wir schon gesehen haben, erhalten wir wesentliche Hinweise über den Per-sonalentwicklungsbedarf aus organisatorischen und technischen Veränderungen, sowie aus persönlichen Wünschen der Arbeitnehmer. Weitere Hinweise kommen aus Gesprächen, Fragebögen und Vergleichen von Anforderungen und Potential (Profilvergleich).
Indirekt kann man Hinweise über den Entwicklungsbedarf auch erhalten, indem man Fluktuationsquoten und Unfallquoten analysiert, oder indem man das Betriebsklima genau untersucht.
Bei diesem ersten Schritt geht es zunächst also um eine Frage der Didaktik, nämlich der Frage: "Was soll vermittelt werden?"
2. Schritt: In-House oder externe Schulung, Kriterien
Bei der Planung der Maßnahme ist vor allem zu entscheiden, ob man die Schulung betriebsintern durchführt oder die Mitarbeiter zu einem externen Seminar schickt. Um diese Entscheidung zu treffen, muss man verschiedene Entscheidungskriterien bedenken:
Anzahl der Lehrgangsteilnehmer
Lernziel
Möglichkeit des Erfahrungsaustauschs mit anderen Unternehmen
Kosten des Seminars ( z. B. Hotel und Reisekosten)
Dann muss die Schulungsmaßnahme zeitlich geplant werden. Dabei müssen Spitzenzeiten und Flautezeiten beim Arbeitsanfall bedacht werden.
2. Schritt: Qualität eines Anbieters, Kriterien
Um die Qualität eines Anbieters beurteilen zu können, bieten sich folgende Kriterien an:
Produkt: Seminarangebot (Ziele, Inhalte, Umfang) Beratung, Abschlüsse, Zeugnisse, Zertifikate,
Preis: Preis-Leistungs-Verhältnis (Kosten/Nutzen-Analyse)
Organisation: Reaktion auf Anfragen, Schnelligkeit der Antwort auf Anfragen, Präsenz am Telefon
Personal: Praxiserfahrung der Dozenten, didaktische Qualität der Dozenten, Freundlichkeit des Betreuungspersonals, Beratungsqualität
Ausstattung: Lehr- und Lernmittel, Qualität der Räume
Seminardurchführung: Methodik, Didaktik, Nachbetreuung, Lernerfolgskontrollen, sinnvoller Medieneinsatz
Referenzen: bzw. persönliche Erfahrungen von Teilnehmern
2. Schritt: Interne Schulung oder externe Entsendung, Kosten-vergleich
Um die Frage, ob eine Schulung intern oder extern vorgenommen werden sollte, beurteilen zu können, bieten sich folgende Kriterien an:
Bei interner Schulung fallen folgende Kosten an:
Kosten der Lehr- und Lernmittel
Honorare für externe Referenten
ggf. anteilige Arbeitsentgelte bzw. Honorare für Unternehmensangehörige
Bewirtungskosten
ggf. Unterbringungskosten bei Seminardurchführung im Hotel
Arbeitsausfallkosten der Teilnehmer
Bei externer Entsendung fallen folgende Kosten an:
Externe Entsendung
Teilnahmegebühr, die vom Veranstalter erhoben wird
Reisekosten
Kosten für Unterbringung und Verpflegung
Arbeitsausfallkosten der Teilnehmer
3. Schritt: Durchführung, Medieneinsatz
In diesem dritten Schritt geht es vor allem um die Frage der Methodik, das heißt um die Frage: "Wie soll vermittelt werden?" Die verschiedenen Techniken hierzu, wie 4-Stufen-Methode etc. haben wir bereits ausführlich betrachtet. Aufgabe des Con-trollers ist es hier, die Effizienz der Methoden zu beobachten und zu schauen, ob der Lernstoff nicht durch eine andere Methode besser transferiert werden kann, z. B. besser durch E-Learning als durch Seminare.
Bei der Durchführung der Maßnahme ist vor allem auf den richtigen Medieneinsatz zu achten, um die Kommunikation zu verbessern. Solche Medien sind z. B. der Flipchart, die Pinwand, der Overhead-Projektor, der Diaprojektor, die DVD und der Beamer. Diese Medien unterscheiden sich nach den Kriterien "Flexibilität", "Vorbe-reitungsaufwand", "Kosten", "Gruppengröße", "Art der Veranstaltung" etc.
4. Schritt: Betriebliche Umsetzung, Voraussetzungen
In Seminaren und anderen Veranstaltungen wird viel gelehrt, was dann in der be-trieblichen Praxis nicht umgesetzt wird. Deswegen muss der Controller besonders darauf achten, dass die Voraussetzungen geschaffen werden, dafür, dass eine Lernmaßnahme nicht verpufft, sondern umgesetzt wird. Diese Voraussetzungen sind:
Praxisbezug
Individueller Lernerfolg
Motivation und Umsetzungsbereitschaft
Einstellung der Vorgesetzten
Betriebliche Gegebenheiten
4. Schritt: Messung des Erfolges
Die Hauptaufgabe im Bildungscontrolling ist es, den Erfolg einer Weiterbildungs-maßnahme zu messen. Hierzu stehen dem Controller grundsätzlich die Instrumente "Beobachtung", „Befragung" und "Test" zur Verfügung. Im Einzelnen heißt das:
Arbeitsplatzbezogene Prüfverfahren/Tests (Verringerung der Fehler,
Stillstandszeiten oder Ausschuss)
Mitarbeiterbeurteilung im Zeitvergleich
Untersuchung über Veränderungen des Betriebsklimas sowie über Produkt- und Dienstleistungsqualität
Mitarbeiterbeobachtung
Mitarbeiterbefragung durch
Feedback-Bögen, Beurteilungsbögen
Wir betrachten im folgenden genauer, welche Kriterien in einen Beurteilungsbogen aufgenommen werden sollten.
4. Schritt: Feedback-Bögen, Kriterien
Qualität des Inhalts, Stoffdarstellung und Verständlichkeit
Kompetenz des Referenten
Möglichkeit zur aktiven Beteiligung
Nutzen für die eigene berufliche Tätigkeit
Qualität der Arbeitsunterlagen
Dauer der Maßnahme
Veranstaltungsorganisation
Rahmenbedigungen wie Räumlichkeiten, Pausen, Bewirtung
4. Schritt: Feedback-Bögen, Rating-Skalen
4. Schritt: Auswertung, Sinn
Was will der Controller mit einer solchen Auswertung erreichen?
Er will ermitteln, inwieweit die Lehr- und Lernziele der Maßnahme erreicht wurden. Außerdem ist es wichtig, die Teilnehmer in Gestaltung und Auswertung der Weiter-bildungsmaßnahme einzubeziehen, um sie zu motivieren und um das Weiter-bildungsangebot gut auf die Wünsche und Anforderungen der Teilnehmer abzu-stimmen. Der Controller erhält durch die Auswertung auch wertvolle Hinweise, wie die Seminarkonzeption weiterentwickelt werden müsste, z. B. in Bezug auf Struktur, In-halt und methodische Aspekte. Schließlich erhält er auch Hinweise, welche Referenten "gut ankommen" und deswegen auch in Zukunft weiter eingesetzt wer-den sollten.
Allgemein: Kostenkontrolle durch Kennzahlen
Das Haupthandwerkszeug des Controllers neben den gerade betrachteten In-strumenten wie Befragung, Beobachtung oder Tests ist die Steuerung durch Kenn-zahlen. Auch im Bildungscontrolling können viele Kennzahlen gebildet werden, wie z. B.:
Kostenvergleiche unterschiedlicher Durchführungsformen von Weiterbildungs-maßnahmen
Vergleich der Kosten interner und externer Maßnahmen zur Ermittlung von Kostenvorteilen
Gebührenvergleiche externer Anbieter von Weiterbildungsmaßnahmen
Soll-/Istkosten-Vergleiche
Maßnahmekosten je Teilnehmer
Maßnahmekosten je Unterrichtstag
Weiterbildungskosten je Mitarbeiter pro Jahr
Anteil der Weiterbildungskosten an den Personalkosten oder an den
Gesamtkosten
Praktischer Exkurs: Maßnahmen zur Steigerung der Effektivität betrieblicher Weiterbildung
Der folgende praktische Exkurs soll Tipps und Hinweise geben, wie Sie im berufli-chen Alltag Weiterbildung effektiver machen. Man achte vor allem auf folgende As-pekte:
Anspruchshaltung vs. Eigeninitiative
Einmaltraining vs. Stufenkonzept
Spezielle Themen vs. Integration
Anspruchshaltung vs. Eigeninitiative
Ob eine Weiterbildungsmaßnahme effektiv ist, beginnt nicht bei der Maßnahme, sondern beim Mitarbeiter, der sich schulen lässt.
Anspruchshaltung bedeutet: "Das Unternehmen ist für meine Weiterbildung zuständig" oder, noch plakativer: Das Unternehmen muss etwas für mich tun. Demgegenüber steht die Eigeninitiative: Ich muss etwas für meine Weiterbildung tun.
Einmaltraining vs. Stufenkonzept
Lernen ist ein Prozess, Änderungen geschehen nur schrittweise. Aus diesem Grunde ist ein Stufenkonzept einem Einmal-Training vorzuziehen.
Spezielle Themen vs. Integration
a) spezielle Themen vs. integrierte Themen
Viele Seminarthemen werden heute in einem speziellen Seminar unterrichtet. So gibt es spezielle Seminare für Gedächtnistraining, Kreativitätstechniken, Präsen-tationstechniken, Fremdsprachenschulungen etc. Viele dieser speziellen Themen könnten in andere Themen integriert werden. Dies ermöglicht außerdem, diese Themen gleich Anwendungs bezogen zu trainieren.
b) Integration von Theorie und Praxis
Unter einem integrierten Konzept wird hier auch eine sinnvolle Integration von Theorie und Praxis verstanden. Eine Schulungsmaßnahme, die nur theoretisch bleibt, wird in der Regel ineffektiv sein. Theoretischer Unterricht arbeitet mit klar de-finierten Problemen und exakt strukturierten Lösungsmustern. Die Integration des theoretischen Wissens in die Praxis scheitert jedoch daran, dass in der Praxis un-scharfe Problemdefinitionen gegeben sind.
Ein rein praxisorientiertes "training on the job" ist aber auch oft ineffektiv. Dem Trai-nierten fehlt der theoretische Bezugsrahmen, um die Informationen sinnvoll abzu-speichern. Dieser Bezugsrahmen sollte jedoch auf das Wesentliche beschränkt sein, das heißt, die Grundstrukturen des Lernstoffes vermitteln.
Alle Weiterbildungsmaßnahmen sollten außerdem in ein übergeordnetes Weiter-bildungskonzept der Unternehmung integriert sein.
c) "Bauchladentrainer" vs. integrierender Trainer
Ein integrierendes Trainingskonzept wirft natürlich auch die Frage nach dem ge-eigneten Trainer auf.
Dabei liegen die Kosten für einen guten Trainer zwischen 1.000 und 1.500 EURO pro Tag zuzüglich MwSt und Spesen, das heißt Anfahrtkosten des Trainers, Übernachtung und Verpflegung. Bekannte Spitzentrainer erwarten weit höhere Tages-sätze.
Wichtig ist auch eine rechtzeitige Terminabsprache. Mit Trainer ist es wie sonst im Leben auch. Die (wenigen) guten Leute sind ausgebucht, die mittelmäßigen und schlechten oft nicht.
Raum für persönliche Notizen
„Der menschliche Geist gleicht einem Fallschirm:
er kann nur funktionieren, wenn er offen ist.“
Francis Picabia
Viele Grüße, Lernen ist leicht!
Dr. Marius Ebert, der Spaß-Doc
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